Comment ça vous n'avez pas le temps ?
Peut-être est-ce un manque d'oganisation dans votre planing...
Voici une méthode qui nous vient d'un grand président (c'est dire s'il s'y connait !) :
La matrice d’Eisenhower : l’outil incontournable pour mieux gérer vos priorités
La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion des tâches qui repose sur deux critères de hiérarchisation : l’urgence et l’importance. Grâce à cet outil, vous pourrez facilement classer les tâches en quatre catégories : les tâches prioritaires, à planifier, à déléguer et à laisser mûrir ou mourir (quand on procrastine, ce sont les choses que l’on fait en priorité, car ce sont les choses plaisantes).
La première étape à accomplir avant d’entamer votre travail est de dresser une liste de tâches que vous avez à faire.
Les tâches urgentes sont celles à réaliser impérativement. En général elle émane de l’extérieur. On parle d’urgence lorsqu’une tâche doit être immédiatement exécutée et qu’elle engendrera des conséquences si vous ne respectez pas les délais impartis. Ces tâches sont inévitables et votre niveau de stress augmentera inexorablement à mesure que vous les retarderez. Or, dans le pire des cas, cette situation vous conduira tout droit au burnout.
Quelques exemples de tâches urgentes :
- Terminer un projet dont l’échéance est fixée à la dernière minute
- Traiter une demande urgente d’un client
- Réparer un tuyau cassé dans votre appartement
Les tâches importantes ne sont pas prioritaires, mais elles participent à atteindre vos objectifs à long terme. En effet, même si ces tâches ne sont pas urgentes, elles n’en sont pas pour le moins importantes. Il est donc essentiel de les anticiper si vous voulez exploiter au mieux vos ressources.
Quelques exemples de tâches importantes :
- Planifier un projet à long terme
- Réseauter pour se construire une clientèle
- Accomplir des tâches récurrentes et des projets de maintenance
Une fois que vous saurez distinguer les tâches urgentes des tâches importantes, vous pourrez commencer à classer vos tâches dans les quatre quadrants de la matrice d’Eisenhower.
C’est dans cette catégorie que vous placerez les tâches urgentes et importantes. Lorsque vous apercevez une tâche urgente sur votre liste, que les conséquences sont clairement identifiables et déterminent vos projets à long terme, placez-la dans cette catégorie.
Ces tâches sont celles qui vous préoccupent le plus et sont susceptibles d’être source de stress, elles doivent donc apparaître intuitivement.
- 2e quadrant : à planifier
C’est ici que vous ajouterez les tâches non urgentes, mais importantes. En effet, ces tâches sont déterminantes pour vos projets à long terme, mais, pour le moment, vous pouvez vous contenter de les planifier.
Vous vous attellerez à ces tâches après avoir terminé les tâches urgentes. C’est là que vous pourrez utiliser la méthode pomodoro.
Cette catégorie est consacrée aux tâches urgentes, mais pas importantes. Ces tâches doivent être immédiatement accomplies, mais elles ne déterminent pas vos projets à long terme.
Étant donné que vous n’êtes pas responsable de ces tâches et qu’elles ne mobilisent pas vos compétences, vous pouvez les déléguer à d’autres membres de votre équipe/famille. En effet, déléguer s’avère être une stratégie efficace pour gérer votre charge de travail et offrir à votre équipe la possibilité d’améliorer ses compétences et à vos enfants leur autonomie.
- 4e quadrant : laisser mûrir ou mourir
Une fois que vous avez parcouru votre liste de tâches et les avez réparties dans les trois premiers quadrants, vous remarquerez qu’il reste encore quelques tâches de moindre importance et peu urgentes.
Étant donné leur nature, celles-ci entravent simplement votre avancement. Placez-les donc dans cette dernière catégorie. En général, on fait en premier les tâches qui sont dans ce cadran, car ce sont celles qui nous détendent et nous plaisent le plus... Ce sont les fautifs de notre procrastination.
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